Senegal: Senegal HUBs- Operations Manager

OPPORTUNITÉ D’EMPLOI

Senegal HUBS- Responsable des opérations

Lieu : Dakar, Senegal
Titre du projet : EQWIP HUBS : Encourager les innovations jeunesse pour des moyens de subsistance durables
Début : Immédiatement
Statut : Niveau professionnel, contrat
Horaire: Temps plein
Salaire : Salaire et avantages sociaux concurrentiels
Description de l’initiative :

EQWIP HUBS sera une plate-forme dynamique de divers acteurs et de jeunes qui travailleront ensemble pour développer des solutions en lien avec les défis sociaux, économiques et environnementaux locaux et mondiaux dans six pays à travers le monde. EQWIP, un partenariat novateur au service des jeunes entre Jeunesse Canada Monde (JCM) et Youth Challenge International (YCI) a réuni un consortium global, y compris l’ONU-HABITAT, TakingITGlobal (TIG) et le « Education Development Centre (EDC) » pour collaborer à cette initiative.

À travers 17 HUBS centrés sur les jeunes dans des zones urbaines, la programmation participative aidera les jeunes à accéder à des moyens de subsistance durables. Grâce à la participation d’un réseau de HUB multi disciplinaire, EQWIP HUBS favorisera un environnement de support, réceptif et favorable aux activités de subsistance des jeunes en leur offrant le mentorat, le coaching et l’accès à du capital. Le réseau HUB renforcera la capacité des acteurs du secteur public et privé et de la société civile à l’intégration des jeunes et des politiques, des produits et services.

EQWIP HUBS met en place une équipe de personnes dynamiques, passionnées et compétentes qui sont motivées par la perspective d’explorer des approches nouvelles et créatives pour résoudre les défis mondiaux complexes.

Description du poste :

Le responsable des opérations relèvera du directeur des opérations National, assurera la gestion des opérations du projet HUB dans les trois (3) endroits nationales de HUB, y compris la coordination du personnel, les activités du projet et les ressources financières et matérielles. Il/elle saura établir et maintenir des relations positives, de collaboration et productives avec le personnel et les partenaires d’exécution.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Appuyer le Directeur National dans la gestion journalière de projets, participer au processus dans les prises de décisions financières et statuts de projet.

• Coordonner avec le siège pour assurer la gestion financière et administrative appropriée et respect des règles de donateurs / règlements

• Identifier les zones de risque et prendre des mesures pour réduire les vulnérabilités

• Assurer la préparation et la soumission de rapports financiers, gérer et de surveiller les flux de trésorerie liés aux dépenses du projet

• Assurer le lead de l’exercice budgétaire annuel sous la supervision du directeur pays et en collaboration avec les responsables des volets techniques pour s’assurer que les activités du programme sont en harmonie avec le budget du projet et le plan d’action.

• Disposer des politiques et procédures relatives aux acquisitions et gestion de biens et services et s’assurer qu’elles sont en phase avec les politiques, procédures et règlements du projet, et former le personnel administratif et le personnel financier sur les règles et procédures en matière d’acquisition et de gestion du matériel et des biens du projet.

• Analyser, négocier et approuver tous les contrats des bureaux terrain (y compris les contrats de prestation de services, les contrats de bail et autres contrats) et s’assurer que tous les termes et conditions importants sont pris en compte dans le contrat et qu’ils sont avantageux pour le projet.

• Superviser le processus de révision annuelle des contrats du personnel recruté au niveau local, s’assurer que les performances de ce personnel ont été évaluées et veiller à ce que leurs contrats soient renouvelés a temps.

• Conduire le processus de recrutement du staff local, dont la revue des descriptifs de poste, la négociation des salaires et la signature des contrats.

• Conseiller les superviseurs sur les processus de recrutement, les promotions, et la gestion des performances du personnel.

• Développer et gérer sur internet un outil de gestion du temps de travail du personnel local.

• S’informer régulièrement des critères d’enregistrements des organisations locales et s’assurer qu’EQWIP Hubs est en règles avec la législation et les règlements en vigueur (exemple : taxes, emploi, code du travail, etc.)

• S’assurer que les règles et procédures de sécurité sont mises en place, entretenues, régulièrement mises à jour et respectées par le personnel. Assurer le suivi de la situation sécuritaire en relation avec l’équipe de gestion et communiquer les procédures au personnel

• Exécuter d’autres taches autorisées ou demandées par le directeur pays

QUALIFICATIONS REQUISES

• Avoir une licence en finance, administration des affaires, comptabilité ou dans un domaine connexe

• 5 à 7 ans d'expérience démontrée avec des responsabilités en gestion au niveau intermédiaire avec les finances, les achats, les ressources humaines, et des contrats

• Expérience en gestion et surveillance des bureaux sur le terrain, central et locaux.

• Excellente capacité à gérer une équipe, motiver et pouvant guider le personnel à tous les niveaux pour créer un environnement d'équipe positif

• Bonne connaissance en comptabilité générale et de mode d’approvisionnement

• Excellente capacité à gérer et prioriser les tâches multiples en respectant les délais concurrents

• Solide compétence en diplomatie, relations interpersonnelles, communication et présentation

• Maitrise de Microsoft Excel, et la connaissance de base de QuickBooks ou d'autres logiciels comptables

• Excellentes compétences verbales et écrites en anglais sont requises

• Le candidat doit être citoyen du Sénégal

EMPLOYMENT OPPORTUNITY

SenegalHUBS- Operations Manager

Location: Dakar, Senegal

Project Title: EQWIP HUBS: Powering Youth Innovation for Sustainable Livelihoods

Start: As soon as possible

Status: Manager Level, contract

Schedule: Full-time

Salary:Competitive Salary and Benefits

Initiative Description:

EQWIP HUBS will be a dynamic platform of diverse actors and young people working together to develop solutions to both local and global social, economic and environmental challenges in six countries around the world. EQWIP, an innovative youth serving partnership between Canada World Youth (CWY) and Youth Challenge International (YCI) has brought together a global consortium including UN-HABITAT, TakingITGlobal (TIG) and the Education Development Centre (EDC) to collaborate on this initiative.

Through 17 youth centered HUBS in urban areas, participatory programming will support young people in accessing a sustainable livelihood. Through the engagement of a multi-stakeholder HUB Network, EQWIP HUBS will foster a supportive and responsive enabling environment for youth livelihood activities by providing mentorship, coaching and access to capital. The HUB Network will strengthen the capacity of public and private sector stakeholders and civil society related to youth mainstreaming for policies, products and services.

EQWIP HUBS is building a team of energetic, skilled and passionate individuals who are motivated by the prospect of exploring new and creative approaches to solving complex global challenges.

Position Description:

The Operations Manager, reporting to the Country Manager, will provide operations management of the HUB project across the two (2) national HUB locations, including coordination of personnel, project activities and financial and material resources. S/he will establish and maintain positive, collaborative and productive relationships with project staff and implementing partners.

KEY RESPONSIBILITIES

• Support the Country Manager with daily project management, contributing to project decision-making by providing input on the financial health and status of the project
• Coordinate with headquarters to ensure appropriate financial and administrative management and compliance with donor rules/regulations
• Identify areas of risk and take steps to reduce vulnerabilities
• Ensure preparation and submission of financial reports, manage and monitor cash flows related to project expenses
• Lead annual budgeting exercise and collaborate with the Country Manager and other technical team leaders to ensure program activities are in accordance with the project budget and work plan
• Maintain and refine policies and procedures for the procurement and disposal of project goods and services, in compliance with project policies and procedures and regulations, and provide training to admin and finance staff on proper procurement procedures
• Review, negotiate, and approve all field office contracts (including service agreements, office leases, contracts), ensuring all required contractual terms and conditions are included and obtaining the best value to the project
• Oversee the process for renewing local hire employment contracts on an annual basis, ensuring annual performance reviews are completed and employment contracts renewed on time
• Lead the process for the recruitment of local staff, including review of job descriptions, salary negotiations, and contract development
• Provide guidance to supervisors on recruitment procedures, promotions, and performance management
• Develop and manage an online timesheet management system for local project staff
• Oversee local company registration requirements and ensure EQWIP maintains compliance with evolving local regulations (e.g. taxation, employment/labour, etc.)
• Ensure security guidelines and procedures are established, maintained, updated regularly and adhered to by the project teams. Monitor the security situation along with senior management and communicate procedures to staff

· Perform other duties as delegated by the Country Manager

ESSENTIAL QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree in finance, accounting, business or related field
• 5 to 7 years of demonstrated experience with mid-level management responsibilities for finances, procurement, human resources, and contracts
• Experience providing management and oversight of field office operations, especially across central and satellite offices
• Demonstrated ability to lead a team and manage, motivate and mentor staff at all levels to create a positive team environment
• Strong knowledge of generally-accepted accounting and procurement practices
• Demonstrated ability to manage and prioritize multiple tasks with competing deadlines
• Strong diplomatic, interpersonal, communication and presentation skills required
• Advanced-level knowledge of Microsoft Excel, and basic functional knowledge of QuickBooks or other field accounting software packages preferred
• Strong verbal and written English skills required
• Applicant must be citizen of Senegal

Deadline to apply: Monday November 9^th at 5pm EST. Applications will be considered upon submission. Please submit your cover letter and CV as a one document Word or PDF e-mail attachment tohrsenegal@eqwiphubs.org with “Senegal HUBS Operations Manager” in the subject line. No phone calls about the position can be accepted. We thank all applicants for their interest; however only those selected for an interview will be contacted.

Date limite pour postuler: Lundi le 9 de novembre, 2015. Les demandes seront examinées lors de la soumission. S’il vous plaît soumettre votre lettre de motivation et CV en format Word ou une pièce jointe PDF par courriel à hrsenegal@eqwiphubs.org avec “**Senegal HUBS Responsable des opérations**” dans la ligne objet. Aucun appel téléphonique au sujet de la position ne peut être accepté. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Deadline to apply: Monday November 9^th at 5pm EST. Applications will be considered upon submission. Please submit your cover letter and CV as a one document Word or PDF e-mail attachment tohrsenegal@eqwiphubs.org with “Senegal HUBS Operations Manager” in the subject line. No phone calls about the position can be accepted. We thank all applicants for their interest; however only those selected for an interview will be contacted.